Zaman Yönetimi Nedir? Etkili Zaman Yönetimi için Bilmeniz Gerekenler

Günümüzde gelişen iş dünyası ile insanlar daha tempolu ve daha yoğun bir çalışma sürecine uyum sağlamak zorunda kalmışlardır. Belirli bir noktadan sonra ise bu süreç pek çok insan için daha da önemli bir sorunu ortaya çıkarmaya başlamıştır. Bu da kendilerine ayıracak zamanlarının olmamasıdır. Bu noktada çalışanlar zaman yönetimi ile tanışmalıdırlar. Peki zaman yönetimi nedir ve zaman yönetimi teknikleri nelerdir?

Zaman yönetimi, zamanınızı belirli faaliyetler için nasıl bölüşeceğinizi organize etme ve planlama sürecidir. Etkili bir zaman yönetimi, daha fazla değil, daha akıllıca çalışmanıza olanak tanır, böylece zamanın kısıtlı olduğu ve üzerinizdeki baskının yüksek olduğu durumlarda dahi daha az zamanda daha fazlasını elde edebilirsiniz.

Bu yazımızda, zaman yönetimi konusu ile ilgili merak edilen soruları sizler ile paylaşacağız.

Zaman Yönetimi Nedir?

Görünüşe göre gün içinde asla yeterli zamanımız olmuyor. Hepimiz 24 saate sahip olduğumuza göre neden bazı insanlar kendi zamanlarıyla diğerlerinden çok daha fazlasını başarabiliyor? Cevap: etkili bir zaman yönetimidir.

Zaman yönetimi, belirli aktivitelere ve işlere ne kadar zaman ayıracağınızı organize etmenize ve planlamanıza olanak tanır. Değerli zamanınızı işinize devam etmek için kullanmak yerine zaman yönetimi hakkında bilgi edinmeye adamak sezgilere aykırı görünebilir ancak faydaları oldukça fazladır. Bu faydalar ise aşağıdaki gibidir:

• Daha fazla üretkenlik ve verimlilik
• Daha başarılı ve profesyonel itibar
• Daha az stres
• İlerleme için artan fırsatlar
• Önemli yaşam ve kariyer hedeflerine ulaşmak için daha büyük fırsatlar

Zamanınızı etkili bir şekilde yönetememek ise aşağıdaki istenmeyen sonuçlara yol açabilir:

• Kaçırılan teslim tarihleri
• Yetersiz iş akışı
• İş kalitesinde düşüş
• Başarı oranı olmayan profesyonel itibar ve durgun bir kariyer
• Daha yüksek stres seviyesi
• Zamanı yönetememek, diğer işlerinize de zarar verir ve gazla strese neden olur.

Zaman Yönetim Teknikleri Nelerdir?

Zaman yönetimi tekniklerini öğrenmek için biraz zaman harcamak, şimdi ve kariyeriniz boyunca büyük faydalar sağlayacaktır. Temel olarak zaman yönetimi, gerçek anlamda zamanı yönetmekle ilgili değildir, bu durum kendinizi yönetmekle ilgilidir. Hepimiz 24 saate sahibiz ancak bu saatleri ne kadar iyi kullandığımız tamamen bize bağlı.

En iyi zaman yönetimi teknikleri, çalışma şeklinizi iyileştirir, sizi dikkatinizin dağılmasına karşı korur ve konsantrasyonunuzu artırmanıza yardımcı olur. Zaman yönetimi teknikleri ise aşağıdaki gibidir:

• Kendini Toparla Yaklaşımı
• Savaşçı Yaklaşımı
• ABC Yaklaşımı
• Sihirli Araç Yaklaşımı
• Zaman Yönetimi 101 Yaklaşımı
• Kendini Akıntıya Bırak Yaklaşımı
• Hedef Yaklaşımı
• İyileştirme Yaklaşımı

Temel olarak zaman yönetimi teknikleri hakkında detaylı bilgi sahibi olmak için yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.

Kendini Toparla Yaklaşımı

Zaman yönetiminde dikkat edilmesi gereken en önemli kriterlerden birisi de motivasyon düşüşünün önüne geçebilmektir. Çalışanlar genellikle karşılaştıkları zorluklar karşısında bıkkınlık hissine kapılabilir ve bu da başarılarını büyük ölçüde etkiler.

Hata yapmanın sorun olmadığını anlamak için bir dakikanızı ayırın. En çok düşünülmüş planların bile değişebileceğini veya başarısız olabileceğini anlayarak zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmeye çalışırken bu durumu da göz önünde bulundurun. Bu düşünceler, zamanı geldiğinde onlar tarafından yenilmiş hissetmek yerine gelişmeniz için kapılar açacaktır.

Savaşçı Yaklaşımı

Savaşçı Yaklaşım, kendini korumak verimli ve bağımsız çalışabilmek amacı ile zamanına sahip çıkmak kriterini temel alır. Yapılacak her iş ve planlanan her aktivite mutlaka gelecek göz önüne alınarak yapılır. Bu sebeple gelecekte başarılı olacağını düşündüğünüz en önemli işlere ve projelere öncelik tanımalısınız. Zamana karşı savaşan kişiler, saldırıları püskürtmek için harekete geçmezlerse büyük bir başarısızlık yaşayacaklarına ve kolay kolay toparlanamayacaklarına inanırlar.

ABC Yaklaşımı

Hedef yaklaşımından ilham alarak bu duruma ek olarak önemli bir kavram olan ardışıklığı da ekler. Bu sebeple azminizi ve çabanızı en önemli işleriniz üzerinde yoğunlaştırmayı öncelik haline getirmelisiniz. ABC yaklaşımının temel düşüncesi: “Neye ulaşmak istediğinizi biliyorsanız ve çabalarınızı o işler üzerinde yoğunlaştırırsanız o işte başarılı ve mutlu olursunuz.” şeklindedir. Kısacası ABC yaklaşımı, “İstediğinizi yapabilir ama her şeyi yapamazsınız” diyen bir yaklaşımdır.

Sihirli Araç Yaklaşımı

Sihirli araç yaklaşımı; etkili bir takvim çizelgesinin, etkili bir planlamanın veya etkili bi bilgisayar programının yaşam kalitemizi artırması varsayımına dayalıdır. Bu kriterler temel olarak öncelikleri izlemenize, işlerinizi doğru bir şekilde planlamamıza ve ana bilgiye rahatça ulaşmamıza yardımcı olur.

Zaman Yönetimi 101 Yaklaşımı

Zaman yönetiminde 101 (beceri) yaklaşımı, zaman yönetiminin esasen muhasebe anlayışını temel alır. Günümüz iş dünyasında şu tür becerilerde uzmanlaşmamız gerekir:

• Bir planlayıcı veya randevu defteri kullanma
• Yapılacak işler listesi (To do list) oluşturma
• Hedef belirleme
• Yetki devri yapma
• Planlama ve öncelikleri listeleme

Kendini Akıntıya Bırak Yaklaşımı

Bu yaklaşım, bilinen zaman yönetimine göre zaman ve yaşantınız hakkında pek çok farklı ihtimal sunan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımın temelinde ise: “Kendini akıntıya bırakan kişiler, yaşamın doğal ritmi ve ahengine dönerek yaşantısını kendiliğinden olma ve beklenmedik fırsatlara doğru yönlendirir.” şeklindedir.

Genelde bu yaklaşım aciliyet ve her işi hızlı yapma alışkanlığına sahip insanlara karşı bir tepki olarak görülür ve yaşam kalitesi oluşturmaya yardımcı olmak yerine bir kaçış yolu olarak düşünülür. Bu durumda vizyon, amaç, hedeflere ulaşma ve denge gibi hayati etkenlerin yitirilmesine sebep olur. Ayrıca birçok durumda önemli olanı başarmak, kendini akıntıya bırakmak yerine özgür iradeyi kullanarak akıntıya karşı dik durmak anlamına da gelir.

Hedef Yaklaşımı

Hedef yaklaşımı, “Ne istediğini bilmeli ve bunu hayata geçirmek için çaba harcamalısın” yaklaşımı ele alır. Planlama, hedef belirleme, düşünerek canlandırma, kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı yaratma gibi çeşitli metotları içerir.

Bu yaklaşım aynı zamanda dünya çapında performans sergileyen olimpik sporcuların yaklaşımıdır. Daha az yeteneğe sahip kişilerin, azimle, disiplinli ve programlı çalışma ile daha büyük yeteneklerin performansını geride bırakması eylemidir. Çeşitli hedeflere sahip olan insanlar ve kurumların daha başarılı oldukları da bilinenler arasındadır.

Başarı merdivenini tırmanmak için Hedef Yaklaşımı’nı kullanan birçok insan bulunmaktadır. Hedefler belirleyerek, bu hedeflere ulaşabilmek için çok çaba sarf ederler. Hedeflerindeki başarıya ulaştıklarında ise bunun bekledikleri sonucu getirmediği düşüncesine kapılabilirler. Bu durum ise onlarda bir boşluk ve hiçlik hissine sebep olabilir.

İyileştirme Yaklaşımı

Erken yaşta bir rol örneğinden ya da aile kültüründen etkilenen kişiler “mükemmeliyetçi” bireyler olabilirler. Birilerine yetki vermekten korkar, her durum ile veya en ufak ayrıntı ile dahi kendileri ilgilenmek isterler. Bu da aşırı sorumluluk ve aşırı iş üslenmeye dönüşebilir. Önerilen çözüm ise zaman yönetimi sorunlarını yaratan psikolojik ve sosyolojik yetersizliği iyileştirmektedir. Kendinizde eksik veya psikolojik açıdan önünüze geçtiğini düşündüğünüz sorunlarını iyileştirmek için bir adım atmanız yeterli.

E-Varan Zaman Yönetimi Eğitimi

E-Varan olarak zaman yönetimi eğitimimizin içeriği aşağıdaki gibidir:

• Zaman ve Yaşam
• Zaman Nedir, Nasıl Algılıyoruz?
• Zaman Yönetimi ve Önemi
• Zaman Tuzakları Nelerdir?
• Meşgul Olmak ve Üretken Olmak Arasındaki Fark
• Doğru İşleri Yapmak
• Öncelik Belirleme ve Planlama
• Hedef Tanımlama
• Hedefleri Görev ve Faaliyetlere Dönüştürmek
• Kaynak Yönetimi
• Zaman Yönetimi İçin Teknikler ve Öneriler
• Uygulama – Kişisel Aksiyon Planı

Eğitimlerimiz; zaman yönetimi konusunda bilgi ve becerilerinin geliştirilme hedefi olan her seviyede çalışan için uygundur. Daha detaylı bilgi için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.

E-Varan Gelişim Danışmanlığı olarak bu yazımızda “Zaman yönetimi ve zaman yönetimi teknikleri” konusunu ele aldık. Siz değerli okurlarımız için faydalı olmasını diler, okuduğunuz için teşekkür ederiz. Daha fazla bilgilendirici içerik için bizi iletişim kanallarımızdan takip edebilirsiniz.