“Proje Yönetimi”tanımı yapmadan önce,“Proje” tanımını iyi kavramak gerekir. Çünkü çoğu kurum operasyon ile proje ayrımını bilmediğinden operasyonları da proje gibi takip etme eğilimindedirler. Biz bu yazı ile projeler ve yönetimi için bilinmesi gereken birkaç konuya değineceğiz.
Proje Nedir?
Proje; benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için üstlenilen geçici bir çabadır. Projeler belli bir zamanda başlamalı ve bitmelidir. Başta öngörülen bütçesi ve sınırlı kaynakları olmalıdır. Örneğin bir bina inşa etmek, yeni bir bilgisayar programı yazmak, bir mobil uygulama oluşturmak, bir düğün organizasyonu yapmak vb. Sonuç olarak, projeleri, istenen bir sonuca ulaşmak için dikkatlice yürütülmesi gereken bir dizi görev, etkinlik ve teslimat olarak tanımlayabiliriz. Projenin başarılı olması için sonunda Fayda, Değer yaratmalıdır.
Operasyonlar ise hiç değişmeden ya da az değişerek tekrar tekrar uygulanabilen, uzun vadeli olup kurumların düzenli iş modellerini destekleyen, süreklilik gerektiren, gerçekleşecek tüm faaliyetleri belirli ve tanımlı olan düşük riskli bir dizi eylemdir.
Projelerin başarılı olması için üst yönetim desteğinin tam olması çok kritik bir etkendir. Bu sebeple, her ne kadar proje içinde görev almayacak olsalar da şirket yöneticilerinin de proje yönetimi hakkında bilgilendirilmeleri ya da eğitim almaları önemlidir.
Proje Yönetimi dediğimizde ne anlamalıyız?
Proje Yönetimi, proje gereksinimlerini karşılamak için proje faaliyetlerine bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasıdır. Bir ürün, hizmet ya da teslimat için gereken görevleri planlamak, organize etmek ve yürütmek proje yönetiminin bir parçasıdır. Proje Yöneticileri proje sonunda oluşacak hizmet ya da ürünü gerçekleştirecek kişiler olmasa da ilgili ürün ya da hizmetin yapılması için tüm süreci yöneten kişidir. Bu sebeple proje yöneticiliği mesleğini orkestra şefliğine benzetebiliriz.
Proje Yönetiminin temel unsurlarını tanımlamak gerekirse sırayla şunları sayabiliriz:
• Proje kapsamının tanımlanması: Her projenin bir kapsamı olmalı ve proje boyunca özenle kapsam takibi yapılmalıdır. Kapsam kontrollü olarak daraltılabilir ya da genişletilebilir ancak kapsama dahil olmayan proje hedefinin çok dışında olan konular için belki de başka projeler üretilmelidir.
• Teslimatları belirleme: Projenin sonunda teslim edilecek ürün ya da hizmet projenin en başında belirlenmeli. Teslimatların ne zaman, ne sıklıkta ve hangi sırayla teslim edileceği konusunda projeden faydalanacak kişi ve kuruluşlarla el sıkışılmalıdır.
• Riskleri yönetmek: Her proje birbirinden farklı olduğundan risksiz bir proje düşünülemez. Riskler ister negatif ister pozitif olsun tüm paydaşlar tarafından farkedilebilir. Farkedilen bu riskler proje yöneticisiyle paylaşılmalı ve risklerin nasıl yönetileceği, nasıl bertaraf edileceği yada gerçekleşmesi kabul edilecekse neden kabul edileceği belirlenmelidir. Riskler proje boyunca takip edilmeli, getireceği etki analiz edilmeli, azaltılması için aksiyon sahipleri ve aksiyon adımları belirlenmelidir.
• Ekipler arası etkili iletişim: İletişimin sağlıklı yürümediği her proje başarısız olur. Bir projede paydaş sayısı arttıkça iletişim sorunları da artacaktır. Önemli olan iletişimin nasıl yöneticiliğine karar verip, doğru iletişim modellerini uygulamak, yönetmek ve takip etmek gerekir.
Metodoloji Seçimi
Projeleri yönetirken projeye en uygun metodolojiyi seçmek önemlidir. Tabii bunun için proje metodolojileri hakkında da bilgi sahibi olmamız gerekir. Doğru seçilmeyen bir proje metodolojisi ile projenizin başarısız olması da kaçınılmaz olacaktır.
Her ne kadar kurumlar genel olarak uyguladıkları metodolojilere sahip olsalar da proje özelinde farklı metodoloji uygulanabileceğini bilmeli ve projenin içeriğine göre hangi metodolojiyi uygulayacağına projenin en başında karar verilmelidir.
Projelerde genelde üç türlü metodoloji uygulanabilir.
1- Geleneksel (Waterfall)
2- Çevik(Agile)
3- Hibrit (Hybrid)
Geleneksel projeler; gereksinimlerin başlangıçta iyi tanımlanmış ve sabit olduğu durumlar için en iyisidir.Bu yaklaşım, her aşamanın, bir sonraki aşama başlamadan tamamlandığı bir yaklaşımdır. Örneğin analizler tamamlanmadan geliştirme aşamasına başlanılmaması gibi.
Çevik projeler; gereksinimlerin yüksek düzeyde belirsiz olduğu ve proje boyunca değişme olasılığının yüksek olduğu projeler için idealdir. Daha fazla esneklik ve adaptasyona olanak tanırlar. Yinelemeli ve artırımlı bir yaklaşımdır. Örneğin piyasaya yeni sürülmüş bir mobil uygulamasına her ay yeni özellikler eklenmesi gibi.
Hibrit projeler; Projelerin farklı aşamalarında hem geleneksel hem de Çevik yaklaşımların uygulandığı tiptir. Farklı kesinlik ve esneklik seviyelerine sahip projeler için idealdir. Örneğin bir yazılım projesinde analizin geleneksel yaklaşım ile, geliştirme ve testlerin ise çevik yaklaşımla yapılması gibi.
Elbette proje yönetimi kavramı derin bir konudur. Projeleri doğru yönetebilmek de bilgi ve deneyim gerektirir. Dolayısıyla proje yöneticiliği de günümüzde bir meslek olarak görülmektedir. Henüz ülkemiz üniversitelerinde ayrı bir bölüm olarak yer almamasına rağmen iş ilanlarında Proje Yöneticisi arayışlarının çok sayıda olduğunu ve proje yönetiminin gerçekten profesyonellik gerektiğini bilmemizde de fayda var. Özellikle uluslararası geçerliliği olan PMP (Project Management Professional) sertifikalı proje yöneticilerinin piyasadaki diğer proje yöneticilerinden günümüz koşullarında yaklaşık %33 daha fazla maaş aldığını biliyor muydunuz?
Filiz Döloğlu ER
